• Post author:

…czyli jak robić, żeby się nie narobić

Odpowiednio ustawione procesy w Twoim sklepie internetowym mogą Ci zaoszczędzić dużo czasu oraz pracy. Mój sklep jest zautomatyzowany do tego stopnia, że operacyjna praca przy nim zajmuję mi 30 minut do maksymalnie godziny dziennie. Pisząc praca operacyjna mam tu na myśli czterech czynności, które wykonuje codziennie:

  1. Uzupełnienie stanów magazynowych u moich dostawców, czyli złożenie zamówień na produkty, które są na wyczerpaniu lub brakuje ich na moim magazynie.
  2. Sprawdzenie konta w banku (bardzo przyjemna czynność) i przyporządkowanie wpłat do konkretnych zamówień.
  3. Przejrzenie wszystkich zamówień i wybranie tych, które można wysyłać (to znaczy tych które są opłacone lub za pobraniem oraz posiadają pokrycie w moich stanach magazynowych).
  4. Kontakt z klientem, w przypadku mojego sklepu jest to głównie kontakt mailowy. 

Musisz wiedzieć, że ja nie prowadzę ogromnego sklepu z gigantyczną liczbą zamówień. Miesięcznie realizuje około 500-700 wysyłek. Istotną informację jest też to, że na sklepie zarabiam całkiem dobrze mimo niewielkiej ilości czasu jaki przeznaczam na jego obsługę. Dodam jeszcze, że w sklepie nie zatrudniam żadnego pracownika (w przeciwieństwie do mojej firmy szkoleniowej).

Co możesz w swoim sklepie zautomatyzować?

Jak zwykle więc (taką mam zasadę na swoim blogu), na podstawie własnego doświadczenia podpowiem Ci, co można w sklepie zautomatyzować i jak ja to robię.

Maile transakcyjne do klientów

Wszystkie maile transakcyjne, jakie wychodzą ze sklepu zostały przez mnie ustawione wcześniej. Wiadomości są wysyłane automatycznie do klienta, po wykonaniu przeze mnie jakiejś czynności w panelu – np. zmiana statusu zamówienia czy oznaczeniu zamówienia jako opłacone. Mogą się też wysyłać, gdy to mój klient dokona jakiejś czynności w sklepie – np. zresetuje hasło do swojego konta lub zapisze się na newsletter. Pamiętaj, że każdą wiadomość możesz spersonalizować, poprzez dodanie odpowiednich znaczników. W miejsce znaczników w mailu podstawiane są dane zostawione przez klienta (jego imię, adres, zamówione produkty itd.). Maili transakcyjnych jest bardzo wiele (informacja o założonym koncie, zmiana hasła, przypomnienie o porzuconym koszyku i wiele innych). Ja poniżej podam przykłady tych najczęściej występujących. 

W moim sklepie, każde zamówienie przechodzi przez 3 lub 4 statusy:

  1. Nowy – do klienta wysyła się mail podsumowujący zamówienie, które złożył, czyli lista produktów, adres wysyłki (lub paczkomat), dane do faktury oraz inne wymagane prawem formułki (np. informacja o prawie do odstąpienia od umowy).
  2. W trakcie realizacji – taki status otrzymują zamówienia, gdy któregoś z produktów nie mam fizycznie na swoim magazynie i trzeba go domówić. Część towarów, które sprzedaję nie posiadam fizycznie na swoim magazynie. Są to produkty albo robione przez producenta na zamówienia, albo słabo rotujące. Te słabo rotujące ściągam od swoich dostawców pod konkretne zamówienia. W przypadku takiego statusu klient otrzymuję informacje, że przystąpiliśmy do realizacji jego zamówienia oraz, że wysyłka nastąpi w ciągu X dni.
  3. Gotowe do wysyłki – tym statusem oznaczam zamówienia, które można wysłać. Mój sklep w tym wypadku nie wysyła żadnego powiadomienia, gdyż takie zamówienie najpóźniej za klika godzin otrzyma nowy status – „Wysłany” i razem z nim stosowną informację. Ten status jest mi potrzebny do tego, żeby dziewczyny z obsługującej mnie firmy logistycznej widziały, które zamówienia danego dnia mają wysłać. Wspomniałem już o tym w tym artykule „Fulfillment czyli logistyka sklepu internetowego”że ja sam nie pakuje i nie wysyłam zamówień. Robi to za mnie zewnętrzna firma logistyczna.
  4. Wysłany – tu klient otrzymuje informację, że zamówienie zostało już wysłane. Do tego maila dołączony jest numer listu przewozowego oraz link do trackingu, który również jest generowany automatycznie.

Gdy klient wybierze jako formę płatności przelew na konto i wpłata zostanie zaksięgowana na koncie ja oznaczam jego zamówienie jako opłacone. W tym momencie również wysyłany jest mail z informacją, że właśnie wpłata dotarła. 

Część magazynu Rehazakupy

Automatyzacja za pomocą API

Co to jest API pewnie nie każdy wie. W sumie prowadząc biznes nie musisz wiedzieć co to znaczy, ale powinieneś mieć świadomość co dzięki temu możesz osiągnąć. Idąc jednak za Wikipedią API to „zbiór reguł ściśle opisujący, w jaki sposób programy lub podprogramy komunikują się ze sobą”. Dla mnie API to jest coś, co przekazuje do innego programu/aplikacji informacje, które są potrzebne w sposób automatyczny. Tak więc w moim wypadku dzięki API:

  1. W sposób automatyczny wystawiają się faktury na podstawie danych zostawionych przez klienta. Nie musisz ich samodzielnie przepisywać do programu księgowego – zrobi to za Ciebie API, a faktury „wystawiają się same”. 
  2. W sposób automatyczny generują się etykiety na paczki zgodnie z informacjami zostawionymi przez klienta – wybór przewoźnika (kurier, poczta, paczkomat). To znaczy, że nie musisz logować się do systemy kuriera, poczty czy paczkomatu i przepisywać tam danych adresowych z zamówienia.

Synchronizacja stanów magazynowych

Jeżeli prowadzisz sklep w modelu dropshipping, za pomocą wspomnianego wyżej API, możesz w sposób automatyczny synchronizować swój stan magazynowy ze stanem magazynowym hurtowni z którą współpracujesz. Dzięki temu masz większą pewność, że nie sprzedasz czegoś, czego nie ma na stanie w hurtowni. Nie musisz więc ręcznie codziennie przeglądać co jest, a czego nie ma – dzieje się to w sposób automatyczny. Czym jest dropshipping wyjaśniłem w tym artykule „Dropshipping – czy warto wchodzic w ten model sprzedaży?”

Braki w stanach magazynowych

Nie musisz codziennie przeglądać co masz na magazynie, a co musisz zamówić u swojego dostawcy. Jeżeli sprzedajesz kilka/kilkanaście produktów nie jest to wielki problem. Jeżeli jednak posiadasz większy asortyment zajęcie to może być dość żmudne. Ja dzięki odpowiedniemu ustawieniu swojego sklepu wiem, jakie produkty muszę zamówić na stan. W panelu sklepu mam odpowiednią zakładkę, gdzie pokazują mi się braki magazynowe. To jest pierwsza czynność jaką wykonuje codziennie – przeglądam listę braków magazynowych i składam na nie zamówienie. Co prawda zamówienia te składam ręcznie, ale co trzeba zamówić mam już na liście. Przypuszczam jednak, że nie jest wielkim problemem, żeby również i tę czynność zautomatyzować i zamówienia do moich dostawców wysyłałyby się w sposób automatyczny. Póki co jednak robie to ręcznie, gdyż dzięki temu mam większą kontrolę nad tym jakie produkty w sklepie najlepiej rotują. 

Automatyzacja sklepu internetowego – czy to wszystko?

Na początku artykułu wspomniałem, że operacyjna praca nad moim sklepem zabiera mi 30-60 minut dziennie. Oznacza to, że tyle czasu muszę poświęcić, żeby zachować status quo. Jeżeli, chcesz aby Twój sklep sprzedawał jak najwięcej nie możesz na tej godzinie dziennie zakończyć. Dodatkowa praca to m.in. szukanie nowych produktów, analiza konkurencji, analiza źródeł ruchu na stronie, przygotowanie dokumentów do księgowości itp. Są to jednak czynności, które możesz wykonać w dowolnej dla siebie chwili (no może poza księgowością, którą musisz zrobić na początku każdego miesiąca). W moim wypadku poświęcam na to 8-16 godzin miesięcznie. Tak więc praca nad moim sklepem to maksymalnie 36 godzin w miesiącu (16 godzin na analizy plus 1 godzina dziennie pracy operacyjnej). Musisz więc przyznać, że 36 godzin miesięcznie vs 160 godzin zwykłego etatu to całkiem dobry wynik. Stawka godzinowa jest dość wysoka

Jeżeli masz jakiekolwiek pytanie w temacie automatyzacji w e-commerce, zostaw proszę komentarz poniżej. Chętnie pomogę.

Piotr Weppe