Automatyzacja

Automatyzacja sklepu internetowego

…czyli jak robić, żeby się nie narobić.

Spis treści:

  1. Co możesz w swoim sklepie zautomatyzować?
  2. Maile transakcyjne do klientów
  3. Automatyzacja za pomocą API
  4. Synchronizacja stanów magazynowych sklepu internetowego
  5. Braki w stanach magazynowych sklepu internetowego
  6. Automatyzacja sklepu internetowego – czy to wszystko?
  7. Automatyzacja sklepu internetowego – transkrypt
  8. Automatycznie wysyłane maile do klientów
  9. Zautomatyzowany marketing
  10. Automatyczne promocje w sklepie internetowym
  11. Automatyczna obsługa klienta
  12. Automatyczne wystawianie dokumentów sprzedaży w sklepie internetowym
  13. Integracja sklepu internetowego z kurierami
  14. Integracja z hurtownią dropshipping
  15. Automatyzacja polityki cenowej
  16. Automatyzacja stanów magazynowych
  17. Automatyzacja sklepu internetowego – płatności

 

Odpowiednio ustawione procesy w Twoim sklepie internetowym mogą Ci zaoszczędzić dużo czasu oraz pracy. Mój sklep jest zautomatyzowany do tego stopnia, że operacyjna praca przy nim zajmuję mi 30 minut do maksymalnie godziny dziennie. Pisząc praca operacyjna mam tu na myśli czterech czynności, które wykonuje codziennie:

  1. Uzupełnienie stanów magazynowych u moich dostawców, czyli złożenie zamówień na produkty, które są na wyczerpaniu lub brakuje ich na moim magazynie.
  2. Sprawdzenie konta w banku (bardzo przyjemna czynność) i przyporządkowanie wpłat do konkretnych zamówień.
  3. Przejrzenie wszystkich zamówień i wybranie tych, które można wysyłać (to znaczy tych które są opłacone lub za pobraniem oraz posiadają pokrycie w moich stanach magazynowych).
  4. Kontakt z klientem, w przypadku mojego sklepu jest to głównie kontakt mailowy.

Musisz wiedzieć, że ja nie prowadzę ogromnego sklepu z gigantyczną liczbą zamówień. Miesięcznie realizuje około 500-700 wysyłek. Istotną informację jest też to, że na sklepie zarabiam całkiem dobrze mimo niewielkiej ilości czasu jaki przeznaczam na jego obsługę. Dodam jeszcze, że w sklepie nie zatrudniam żadnego pracownika (w przeciwieństwie do mojej firmy szkoleniowej). Koniecznie przeczytaj ten artykuł: Jak założyć sklep internetowy. Od czego zacząć?

Co możesz w swoim sklepie zautomatyzować?

Jak zwykle więc (taką mam zasadę na swoim blogu), na podstawie własnego doświadczenia podpowiem Ci, co można w sklepie zautomatyzować i jak ja to robię.

Maile transakcyjne do klientów

Wszystkie maile transakcyjne, jakie wychodzą ze sklepu zostały przez mnie ustawione wcześniej. Wiadomości są wysyłane automatycznie do klienta, po wykonaniu przeze mnie jakiejś czynności w panelu – np. zmiana statusu zamówienia czy oznaczeniu zamówienia jako opłacone. Mogą się też wysyłać, gdy to mój klient dokona jakiejś czynności w sklepie – np. zresetuje hasło do swojego konta lub zapisze się na newsletter. Pamiętaj, że każdą wiadomość możesz spersonalizować, poprzez dodanie odpowiednich znaczników. W miejsce znaczników w mailu podstawiane są dane zostawione przez klienta (jego imię, adres, zamówione produkty itd.). Maili transakcyjnych jest bardzo wiele (informacja o założonym koncie, zmiana hasła, przypomnienie o porzuconym koszyku i wiele innych). Ja poniżej podam przykłady tych najczęściej występujących.

W moim sklepie, każde zamówienie przechodzi przez 3 lub 4 statusy:

  1. Nowy – do klienta wysyła się mail podsumowujący zamówienie, które złożył, czyli lista produktów, adres wysyłki (lub paczkomat), dane do faktury oraz inne wymagane prawem formułki (np. informacja o prawie do odstąpienia od umowy).
  2. W trakcie realizacji – taki status otrzymują zamówienia, gdy któregoś z produktów nie mam fizycznie na swoim magazynie i trzeba go domówić. Część towarów, które sprzedaję nie posiadam fizycznie na swoim magazynie. Są to produkty albo robione przez producenta na zamówienia, albo słabo rotujące. Te słabo rotujące ściągam od swoich dostawców pod konkretne zamówienia. W przypadku takiego statusu klient otrzymuję informacje, że przystąpiliśmy do realizacji jego zamówienia oraz, że wysyłka nastąpi w ciągu X dni.
  3. Gotowe do wysyłki – tym statusem oznaczam zamówienia, które można wysłać. Mój sklep w tym wypadku nie wysyła żadnego powiadomienia, gdyż takie zamówienie najpóźniej za klika godzin otrzyma nowy status – „Wysłany” i razem z nim stosowną informację. Ten status jest mi potrzebny do tego, żeby dziewczyny z obsługującej mnie firmy logistycznej widziały, które zamówienia danego dnia mają wysłać. Wspomniałem już o tym w tym artykule „Fulfillment czyli logistyka sklepu internetowego”że ja sam nie pakuje i nie wysyłam zamówień. Robi to za mnie zewnętrzna firma logistyczna.
  4. Wysłany – tu klient otrzymuje informację, że zamówienie zostało już wysłane. Do tego maila dołączony jest numer listu przewozowego oraz link do trackingu, który również jest generowany automatycznie.

Gdy klient wybierze jako formę płatności przelew na konto i wpłata zostanie zaksięgowana na koncie ja oznaczam jego zamówienie jako opłacone. W tym momencie również wysyłany jest mail z informacją, że właśnie wpłata dotarła.

Część magazynu Rehazakupy

Automatyzacja za pomocą API

Co to jest API pewnie nie każdy wie. W sumie prowadząc biznes nie musisz wiedzieć co to znaczy, ale powinieneś mieć świadomość co dzięki temu możesz osiągnąć. Idąc jednak za Wikipedią API to „zbiór reguł ściśle opisujący, w jaki sposób programy lub podprogramy komunikują się ze sobą”. Dla mnie API to jest coś, co przekazuje do innego programu/aplikacji informacje, które są potrzebne w sposób automatyczny. Tak więc w moim wypadku dzięki API:

  1. W sposób automatyczny wystawiają się faktury na podstawie danych zostawionych przez klienta. Nie musisz ich samodzielnie przepisywać do programu księgowego – zrobi to za Ciebie API, a faktury „wystawiają się same”.
  2. W sposób automatyczny generują się etykiety na paczki zgodnie z informacjami zostawionymi przez klienta – wybór przewoźnika (kurier, poczta, paczkomat). To znaczy, że nie musisz logować się do systemy kuriera, poczty czy paczkomatu i przepisywać tam danych adresowych z zamówienia.

Synchronizacja stanów magazynowych sklepu internetowego

Jeżeli prowadzisz sklep w modelu dropshipping, za pomocą wspomnianego wyżej API, możesz w sposób automatyczny synchronizować swój stan magazynowy ze stanem magazynowym hurtowni z którą współpracujesz. Dzięki temu masz większą pewność, że nie sprzedasz czegoś, czego nie ma na stanie w hurtowni. Nie musisz więc ręcznie codziennie przeglądać co jest, a czego nie ma – dzieje się to w sposób automatyczny. Czym jest dropshipping wyjaśniłem w tym artykule „Dropshipping – czy warto wchodzic w ten model sprzedaży?”

Braki w stanach magazynowych sklepu internetowego

Nie musisz codziennie przeglądać co masz na magazynie, a co musisz zamówić u swojego dostawcy. Jeżeli sprzedajesz kilka/kilkanaście produktów nie jest to wielki problem. Jeżeli jednak posiadasz większy asortyment zajęcie to może być dość żmudne. Ja dzięki odpowiedniemu ustawieniu swojego sklepu wiem, jakie produkty muszę zamówić na stan. W panelu sklepu mam odpowiednią zakładkę, gdzie pokazują mi się braki magazynowe. To jest pierwsza czynność jaką wykonuje codziennie – przeglądam listę braków magazynowych i składam na nie zamówienie. Co prawda zamówienia te składam ręcznie, ale co trzeba zamówić mam już na liście. Przypuszczam jednak, że nie jest wielkim problemem, żeby również i tę czynność zautomatyzować i zamówienia do moich dostawców wysyłałyby się w sposób automatyczny. Póki co jednak robie to ręcznie, gdyż dzięki temu mam większą kontrolę nad tym jakie produkty w sklepie najlepiej rotują.

Automatyzacja sklepu internetowego – czy to wszystko?

Na początku artykułu wspomniałem, że operacyjna praca nad moim sklepem zabiera mi 30-60 minut dziennie. Oznacza to, że tyle czasu muszę poświęcić, żeby zachować status quo. Jeżeli, chcesz aby Twój sklep sprzedawał jak najwięcej nie możesz na tej godzinie dziennie zakończyć. Dodatkowa praca to m.in. szukanie nowych produktów, analiza konkurencji, analiza źródeł ruchu na stronie, przygotowanie dokumentów do księgowości itp. Są to jednak czynności, które możesz wykonać w dowolnej dla siebie chwili (no może poza księgowością, którą musisz zrobić na początku każdego miesiąca). W moim wypadku poświęcam na to 8-16 godzin miesięcznie. Tak więc praca nad moim sklepem to maksymalnie 36 godzin w miesiącu (16 godzin na analizy plus 1 godzina dziennie pracy operacyjnej). Musisz więc przyznać, że 36 godzin miesięcznie vs 160 godzin zwykłego etatu to całkiem dobry wynik. Stawka godzinowa jest dość wysoka

Jeżeli masz jakiekolwiek pytanie w temacie automatyzacji w e-commerce, zostaw proszę komentarz poniżej. Chętnie pomogę.

Automatyzacja sklepu internetowego – transkrypt

Piotr Weppe, dzień dobry. Kłaniam się nisko.

Witam Cię serdecznie w kolejnym odcinku mojego YouTube’a.

Dzisiaj opowiem o dziesięciu rzeczach, które można sobie zautomatyzować w sklepie internetowym. Żeby jego obsługa zajmowała nam jak najmniej czasu. Bo wiadomo, czas to pieniądz. Im mniej czasu poświęcamy na sklep internetowy, to można robić inne rzeczy np. nagrywać YouTube’a w tym czasie.

I na koniec jeszcze mój pomysł/propozycja. PYTANIE: Co Ty o tym myślisz? Mam taki pomysł, który mam nadzieję, pomoże Ci ogarnąć lepiej swój sklep internetowy, albo w ogóle wystartować z własnym sklepem internetowym.Co to za pomysł? Powiem na koniec odcinka.

Zaczynamy.

Przede wszystkim sprawa jest taka, że sklep internetowy, obsługa sklepu internetowego nie musi zajmować wcale dużo czasu. I o tym nagrałem odcinek, tutaj Cię do niego odsyłam Sklep internetowy – ile czasu zajmuje własny e-commerce? Ile mi czasu to zajmuje? O tym tam mówię.Tam jednym z punktów jest automatyzacja. Chciałbym dzisiaj ten temat troszeczkę rozszerzyć.

Automatycznie wysyłane maile do klientów

Pierwszą rzeczą, którą możesz sobie zautomatyzować, są maile. Maile transakcyjne, czyli statusy zamówień. Nowe zamówienie/W trakcie realizacji/Wysłany. Wszelkiego rodzaju przypomnienia, które się zdarzają, bo np. ktoś złożył zamówienie, wybrał sobie przedpłatę na konto bankowe, a nie dokonał wpłaty. Po trzech dniach warto mu się przypomnieć i zmienić status. Ja mam ustawiony taki na przypomnienie i wtedy wysyła się mail: “Drogi Kliencie, trzy dni temu złożyłeś zamówienie u nas w sklepie, ale jeszcze do tej pory nie ma wpłaty. Czy wszystko jest w porządku? Czy w czymś możemy pomóc?” To wszystko może się dziać z automatu.

Często zdarzają się też te same pytania. Klienci generalnie pytają o to samo: o rozmiar, o kolor, różne rzeczy. W zależności, jaki jest asortyment, to o to pytają. Warto sobie ustawić takie szablony mail, czyli po prostu na takie najczęściej zadawane pytania, ustawić sobie szablony maili. Nie musisz wtedy klepać ręcznie wszystkiego z automatu, tylko wybierasz szablon i wysyła się. Mega dużo czasu na automatyzacji maili można zaoszczędzić.

Zautomatyzowany marketing

Kolejną sprawą trochę powiązaną z mailami, którą można zatem zautomatyzować, jest marketing. Jeżeli ktoś na przykład był w sklepie, ma założone konto i włożył kilka produktów do koszyka, ale nie dokończył tego zakupu, no to można mu wysłać wtedy takiego maila:

“Drogi Kliencie widzimy, że byłeś u nas w sklepie. Masz w koszyku produkt A, B i C. Czy wszystko dobrze? Czy się rozmyśliłeś? Czy może masz jakieś pytania?” Może się to dziać z automatu. Bardzo dużo sklepów tak robi.

Ja ubrania kupuję, to na przykład jest ze sklepu Zalando i oni regularnie, jeżeli coś włożysz do koszyka, to potem przysyłają Ci maile, jeżeli nie dokończysz transakcji. Czy wszystko jest w porządku? A na końcu jeszcze czasem mogą zaoferować jakiś rabat na te produkty. Jakieś rabaty okolicznościowe, akcje promocyjne. Cały marketing możesz zautomatyzować. To się wszystko może dziać bez Twojego udziału. Oczywiście najpierw musisz ustawić pewne schematy działania.

Automatyczne promocje w sklepie internetowym

Ze schematami działania też się wiążą promocje, bo możesz sobie np.:

  1. Zrobić promocje na dane produkty w godz. od 00:00 do 6:00 nad ranem, kiedy mało osób jest w sklepie i może warto, żeby ktoś tam kupił sobie w tym czasie jakiś produkt.
  2. Możesz sobie ustawić tak, że jeżeli ktoś kupi produkt A, to wtedy produkt B dodajesz za złotówkę.
  3. Albo robisz wysyłkę gratis.
  4. Dużo takich schematów promocyjnych możesz sobie poustawiać.

Także promocje to jest trzecia rzecz, którą polecam zautomatyzować w swoim sklepie internetowym.

Automatyczna obsługa klienta

Obsługa klienta za pomocą różnych czatbotów na Facebooku. Bardzo dużo klientów kontaktuje się ze sklepami internetowymi za pomocą Facebooka. Można sobie ustawić czatbot. Ustawić tam najczęściej zadawane pytania. I to też zautomatyzować. To jest mega duża oszczędność czasu, bo obsługa klienta jest mocno czasochłonna.Także czatboty na Facebooku, kolejny pomysł na automatyzację.

Automatyczne wystawianie dokumentów sprzedaży w sklepie internetowym

Podstawowa rzecz, jaką musisz mieć zautomatyzowaną to wystawianie dokumentów sprzedaży. Nie klep faktur ręcznie, przecież klient zostawia wszystkie dane. Zintegruj się. Ja np. jestem zintegrowany z inFaktem, to taki program do wystawiania faktur. Zaznaczam zamówienia, pach, pach, pach, pach, pach, wystaw fakturę i leci to wszystko automatycznie. Potem automatycznie też można taką fakturę od razu do klienta mailem wysłać. Także wystawianie dokumentów sprzedaży nie może się odbywać ręcznie, musi się odbywać z automatu.

Integracja sklepu internetowego z kurierami

To samo co wystawiania faktur dotyczy generowania listów przewozowych. Do kuriera, do paczkomatu, na Pocztę Polską. Klient zostawia Ci wszystkie dane do wysyłki, których Ty potrzebujesz. Więc nie musisz robić Ctrl + C, Ctrl + V. Ja kiedyś tak robiłem, 10 lat temu. Niech to się dzieje z automatu. Z automatu zintegruj się z kurierem, zintegruj się z paczkomatami. Generuj listy przewozowe automatycznie, potem ten numer listy przewozowego znacznikiem wstawiaj do maila, ze statusem wysłane, niech już klient też wie, że zostało to wysłane i od razu może sobie tracking sprawdzić.

Integracja z hurtownią dropshipping

Jeżeli działasz w dropshippingu i sprzedajesz towar z jakiejś tam hurtowni, to warto XML’em się z tą hurtownia zintegrować. Po to, żeby stany magazynowe się zgadzały. Żeby nie sprzedawać towaru, którego nie masz na stanie. Jeżeli masz taką możliwość, zintegruj się z hurtownią. Niech stany magazynowe synchronizują się automatycznie. No to jest mega duża oszczędność czasu, nie trzeba tego sprawdzać ręcznie.

Chociaż nie zawsze tak jest. Jest część hurtowni, z którymi nie idzie się zintegrować po XML’u, ale to już jest taki temat dropshippingu. Powiedziałbym, że to nawet będą lepsze hurtownie. To znaczy, że oni tak mocno nie działają w dropshippingu ze swoimi dystrybutorami. Może to i lepiej. No, ale w każdym razie jeżeli masz hurtownię, która udostępnia swój XML to warto się z nimi zintegrować i synchronizować sobie stany magazynowe.

Automatyzacja polityki cenowej

Polityka cenowa. Całą politykę cenową również można zautomatyzować. Jeżeli działasz w dropshippingu prawdopodobnie masz możliwość takiej integracji, że wpisujesz cenę zakupu danego produktu z hurtowni, a jeżeli nie działasz w dropshippingu i wszystkie towary masz w stanie, to możesz sobie wpisać cenę zakupu danego produktu. Ustawić odpowiednią marżę albo narzut, w którą stronę wolisz liczyć. Niech to będzie marża 20-30 proc. albo narzut 50-100 proc. i wtedy już na podstawie ceny zakupu danego produktu niech się kształtuje cała polityka cenowa w Twoim sklepie. Trzymasz odpowiednią marżę. Wiesz ile zarabiasz. Wiesz ile kosztuje Ciebie pozyskanie klienta. Wiesz ile kosztuje obsługa tego klienta. Możesz sobie odpowiednio ceny poustawiać i niech to też się dzieje automatycznie. Na podstawie matematyki, z automatu.

Jeżeli już jesteśmy przy marży to odsyłam Cię do tego wpisu: Jak obliczyć marżę w sklepie internetowym?

Automatyzacja stanów magazynowych

Nie wiem, czy wszystkie systemy sklepowe dają taką możliwość, ja w każdym razie taką możliwość mam u siebie, że jeżeli brakuje mi jakiś towarów na magazynie to one mi się też w jednym miejscu zbierają. Brakuje tego, tego, tego i tego. Ja to już często wspominam: Materace, kliny i kształtki sprzedaje w dropshippingu. W jednym miejscu zbiera mi się wtedy wszystko, że potrzebuję zakupić 5 materacy, 10 wałków, 4 półwałki i 2 kliny. Nie muszę szukać ręcznie po zamówieniach. Mam to wszystko zebrane w jednym miejscu. Taką możliwość daje mi mój system sklepowy. Nie jestem przekonany, szczerze mówiąc, czy wszystkie systemy sklepowe takie są.

Automatyzacja sklepu internetowego – płatności

Ostatnia kwestia podlegająca automatyzacji to są płatności. Nie wiem, czy w ogóle wypada o tym mówić, ale musisz mieć wdrożone płatności elektroniczne. Czy to są przelewy24, PayU.

Ja akurat korzystam z dotpay’a, który też się chyba z kimś tam teraz połączył. Jak już klient złoży zamówienie, przechodzi przez płatność elektroniczną i opłaci zamówienie elektronicznie to Tobie w panelu sklepu powinno się od razu pokazywać, że takie zamówienie numer 587 jest opłacone i ono może iść od razu do realizacji. Nie musisz marnować czasu na sprawdzanie, które zamówienia są opłacone, a które nie. Z tego co wiem to też zwykłe przelewy,t akie tradycyjne. Jak ktoś robi taki tradycyjny przelew na konto, to też można sobie to jakoś z bankiem zintegrować. Ja jeszcze tego szczerze mówiąc, nie przerabiałem. Akurat u mnie te przelewy tradycyjne to jest niewielki procent zamówień, więc nie stanowi to wielkiego problemu, czy dużego obciążenia czasowego. Ale to też można zautomatyzować i gorąco polecam, żeby wdrożyć płatności elektroniczne. Niech to się dzieje automatycznie. Wiesz, które zamówienie jest opłacone, a które nie.

Koniecznie przeczytaj też ten artykuł: Jaki system płatności online wybrać?

Czy organizować LIVE?

I teraz kwestia tego pomysłu, który mam. Otóż bardzo bym chciał i myślę, że to jest w ogóle mega opcja, organizować live’y na Youtube. Natomiast live’y mają sens tylko wtedy, kiedy są chętni. Kiedy ludzie uczestniczą w takich live’ach. Ja jeszcze zasięgi na YouTubie mam niewielkie. One się zwiększają, ale na chwilę obecną jeszcze są niewielkie, więc pytanie:

Czy w ogóle takim live’m byłbyś zainteresowany?

A na jaki temat te live’y by były?

Oczywiście na temat przedsiębiorczości, a konkretnie chciałbym zacząć od sklepów internetowych. Moglibyśmy tam sobie omawiać przykłady konkretnych sklepów. Twojego konkretnego sklepu. Wskazywać na żywo, co należy poprawić, żeby tę konwersję trochę podciągnąć. Co zrobić, co przesunąć w prawo, co przesunąć w lewo, co wdrożyć, co wyrzucić. Co jest potrzebne/niepotrzebne. Wszystko na takim live. Takie rzeczy chciałbym robić i myślę, że to będzie mega przydatne dla oglądających. Dla mnie jako rozwój mojego kanału na YouTubie. Ma być fajnie, miło i przyjemnie.

Natomiast pytanie, czy w ogóle jest zainteresowanie takimi live’ami?

Tyle na dzisiaj.

Widzimy się za kilka dni. Do zobaczenia, do usłyszenia.

Cześć.

Piotr Weppe

Źródło zdjęcia: Pixabay.com