Zależy Ci na rozwoju własnej firmy? Musisz delegować zadania. I nie ma w tej kwestii kompromisów. Bez tego Twoja działalność w najlepszym wypadku będzie stała w miejscu. Zdrowe przedsiębiorstwo zawsze będzie szło do przodu, rozwijając się także bez udziału szefa. 

Myślisz, że to niemożliwe? Wolisz wszystko robić sam? Nawet jeżeli delegujesz działania, lubisz trzymać rękę na pulsie? Przeczytaj mój wpis o tym, jak nauczyłem się zarządzać firmą, oddawać swoje obowiązki w ręce innych i z czasem oddychać coraz pełniejszą piersią. 

Delegowanie zadań w firmie na przykładzie małego przedsiębiorstwa

Na wstępie zaznaczę, że tekst na temat delegowania własnych działań opieram głównie na osobistych przeżyciach. Od ponad 10 lat z sukcesem prowadzę dwie firmy. Są to małe przedsiębiorstwa, które działają zupełnie inaczej niż np. wielkie korporacje. Nigdy nie zatrudniałem dyrektorów zarządzających, kierowników czy managerów. Pracę mojego zespołu organizuję samodzielnie. 

Aktualnie współpracuję z: 

  • 2 osobami zatrudnionymi na umowę o pracę,
  • 5 osobami zatrudnionymi na umowę zlecenie,
  • 2 osobami na zasadach B2B,
  • 20 instruktorami, którzy prowadzą nasze kursy. 

Dodatkowo w 100% oddelegowuje takie kwestie, jak:

  • sprawy prawne – na stałe współpracuję z prawnikiem, który w wielu kwestiach ma pełnomocnictwo,
  • logistyka sklepu internetowego – szerzej ten temat opisałem tutaj: dropshipping – czy warto wchodzić w ten model sprzedaży?
  • sprawy księgowe – to obecnie norma wśród większości przedsiębiorców. 

I to na podstawie właśnie takich doświadczeń chcę Cię zachęcić do tego, aby puścić lejce. Z doświadczenia wiem, że największy problem mają z tym mniejsze firmy. Sam tak miałem, gdy stawiałem pierwsze kroki w biznesie. Delegowania uczyłem się dobrych kilka lat. I z perspektywy czasu uważam, że trwało to zbyt długo. Chętnie podzielę się z Tobą moimi przemyśleniami na ten temat. 

Nauka delegowania obowiązków – 2 momenty przełomowe

Moja pierwsza firma skupiała się głównie na organizacji szkoleń. Założyłem ją w styczniu 2010 roku. Druga firma – sklep internetowy, powstała rok później – w 2011 i to wtedy postanowiłem zatrudnić pierwszego pracownika. Osoba, którą zatrudniłem, była odpowiedzialna za kontakt z klientem oraz realizację zamówień.

Niestety początkowo zupełnie nie radziłem sobie z delegowaniem i rozliczaniem obowiązków. Wszystko musiałem kontrolować, co nie miało dobrego wpływu na rozwój firmy. Działania wykonywaliśmy x 2. Najpierw pracownik poświęcał na coś swój czas, a później ja poświęcałem czas na dokładnie to samo. Wszystko musiałem sprawdzić, poprawić i zrobić po swojemu. To nie miało żadnego sensu.

  1. Oddanie logistyki sklepu internetowego w ręce firmy zewnętrznej.

Tak działałem aż do 2014 roku, kiedy to nastąpił pierwszy moment przełomowy. Postanowiłem oddelegować całą logistykę sklepu internetowego do zewnętrznej firmy. Tak wiem – to dość poważny krok, jak na osobę, która średnio lubiła dzielić się obowiązkami. 

Dotychczas, w pierwszych latach działalności firmy, cały towar ze sklepu internetowego zawsze miałem na oku. Działania operacyjne np. pakowanie paczek realizował zatrudniony przeze mnie pracownik. Następnie wszystko sprawdzałem i dopiero wtedy kierowaliśmy paczkę do wysyłki. 

W chwili, gdy zdecydowałem się przekazać cały towar firmie zewnętrznej, po raz pierwszy straciłem go z oczu. Nie mogłem już czuwać nad kolejnymi etapami realizacji zamówień. To było dla mnie bardzo trudne, jednak po czasie wytłumaczyłem sobie to na przykładzie Jeffa Bezosa – twórcy Amazona. On też nie widział i nie kontrolował wszystkich paczek, które przechodziły przez jego firmę. Co więcej, o większości nie miał zielonego pojęcia. I wiesz co? Tak to wygląda obecnie w moim przypadku. Od tamtej pory towar, który sprzedaję, widziałem zaledwie kilka razy. Wszystko dzieje się bez mojego udziału. Jedyne, do czego mam wgląd to stany magazynowe. 

W ten sposób oszczędzam mnóstwo czasu, który mogę poświęcać innym działaniom i dalszemu rozwijaniu firmy. 

  1. Wspólna organizacja kursów.

Równolegle do prowadzenia sklepu internetowego cały czas organizowałem kursy dla fizjoterapeutów z całego kraju. Oczywiście przez pierwsze lata działalności wszystko robiłem sam. Dosłownie. Odbierałem telefony, odpisywałem na maile, wystawiałem faktury, przygotowywałem umowy, jeździłem po całej Polsce Fordem Transitem wypełnionym kozetkami, przygotowywałem sale do kursu… Dziś, gdy o tym myślę, nie mieści mi się to w głowie. 

Oczywiście takie działanie ma swoje plusy. Z całym przekonaniem mogę powiedzieć, że znam swoją firmę od podszewki. W pełni rozumiem swoich pracowników i większość sytuacje, które pojawiają się na ich drodze. 

Jednak na dłuższą metę nie ma to dobrego wpływu ani na rozwój firmy, ani na samopoczucie osoby zarządzającej. Nie da się jednocześnie skalować swoich działań i realizować wszystkiego jednocześnie. 

Właśnie dlatego w 2016 roku postanowiłem zatrudnić Anię, która pracuje ze mną po dziś dzień. To był kolejny przełom, który zmienił moje podejście i pozwolił na swobodne delegowanie działań w firmie. 

Efekty delegowania zadań 

Co zmieniło delegowanie zadań w mojej firmie? Przede wszystkim obie działalności nabrały wiatru w żagle i zaczęły się o wiele prężniej rozwijać. 

Sklep znacznie się rozrósł, generuje większe przychody, przy czym moje zaangażowanie w jego działanie ogranicza się maksymalnie do 1 h dziennie. 

Firma MOVUTO, która zajmuje się organizacją kursów dla fizjoterapeutów, rozwinęła się jeszcze bardziej. Zestawiłem ze sobą 2019 oraz 2015 rok, czyli ostatni, w którym działałem sam. Pod względem organizowanych szkoleń i liczby kursantów urośliśmy 10-krotnie! To naprawdę dobry wynik, który każdego dnia utwierdza mnie w przekonaniu, że delegowanie zadań i dzielenie się obowiązkami ma sens.

Delegowanie zadań w firmie. Czego się nauczyłem? 

  • To nieprawda, że wszystko wiem i robię najlepiej. 

Wiem, może to brzmi egocentrycznie, ale prawda jest taka, że większość początkujących przedsiębiorców właśnie tak myśli o swojej profesji i tym, w czym się specjalizuje. Wydaje nam się, że wszystko robimy najlepiej. I nikt nie jest w stanie nas zastąpić. To oczywiście nieprawda. Moi pracownicy wielokrotnie pokazali mi, że w niektórych rzeczach są o niebo ode mnie lepsi. 

Specjalizują się w zupełnie innych kwestiach. Mają odmienne cechy charakteru, które doskonale sprawdzają się w tych sytuacjach, w których ja nie czuję się zbyt dobry. Przykład? Organizacja dokumentacji. W chwili, gdy na moim biurku pojawia się stos dokumentów, najchętniej schowałbym się pod ziemię. Dziewczyny, które ze mną pracują są za to w tych kwestiach perfekcyjne. To pozwala zaoszczędzić mi mnóstwo czasu. Gdy czegoś potrzebuję, nie muszę godzinami przeszukiwać dokumentów – wystarczy, że zapytam. 

  • We dwoje zawsze zrobisz więcej. 

Myślisz, że dodatkowy pracownik to tylko koszty? Nic bardziej mylnego. Nawet jeżeli Ci się wydaje, że osoby zatrudnione nigdy nie będą działać tak jak Ty, czyli na 100%, pamiętaj, że mogą działać na 80%. Gdy zatrudnisz dwie osoby, masz dodatkowe 160%. Firma zaczyna rosnąć i się rozwijać. Sam mimo ogromnych chęci nie dasz rady działać na 260%. 

  • Potencjał zespołu to ogromna siła.

Budując zespół i delegując zadania nauczyłem się dostrzegać potencjał grupy. Burze mózgów, odmienne zdania, inne podejście do danego tematu. To wszystko stymuluje rozwój firmy. I nie da się tego zrobić w pojedynkę. 

Czasem inny punkt widzenia może otworzyć więcej drzwi, niż Ci się wydaje. Jestem dumny z zaangażowania moich pracowników. Gdy widzę, jakie mają pomysły, propozycje, jak samodzielnie rozwiązują pewne problemy. W wielu przypadkach sam lepiej bym tego nie zrobił. To bardzo duży atut. 

  • Nadgorliwa kontrola to strata czasu.

Nauczyłem się, że nie muszę o wszystkim wiedzieć. Nadgorliwa kontrola to strata czasu. Firma bardzo dobrze funkcjonuje, gdy popuszczam lejce. Wszystko działa sprawnie, także bez mojego udziału.

Często nie mam pojęcia, gdzie i kiedy są organizowane szkolenia. Wiele dzieje się za moimi plecami. Jednak jakość oraz procedury, które wypracowaliśmy wspólnie z zespołem, pozwalają mi spać spokojnie.

To bardzo przyjemne uczucie, gdy wiem, że cała machina może swobodnie toczyć się bez mojego udziału. Wiem, że mogę wyjechać na urlop. Wiem, że mogę wziąć wolne. 

Jednak, aby poczuć taki spokój, warto nauczyć się delegować zadania. Jak to robić? O tym napiszę już w następnym tygodniu.

Daj znać, jak to wygląda w Twojej firmie. Potrafisz delegować obowiązki innym osobom? To było dla Ciebie łatwe od samego początku? Czy tak jak u mnie – umiejętność delegowania działań w firmie przyszła z czasem? 

Piotr Weppe pod redakcją Katarzyny Grzech

Źródło zdjęcia: Pixabay