Spis treści:

Działalność nierejestrowana a praca na etacie to popularny temat wśród osób, które chcą sprawdzić swój pomysł na biznes, jednocześnie nie ponosząc większego ryzyka. Działalność nierejestrowana, jak nazwa wskazuje, nie wymaga rejestracji w CEIDG. Jest to forma dedykowana dla biznesów o niskich przychodach, nazywana także działalnością nieewidencjonowaną.

Ile możesz w taki sposób zarobić? Na czym dokładnie polega prowadzenie działalności nierejestrowanej? Jak połączyć etat ze sprzedażą własnych produktów lub usług? Przygotowałem dla Ciebie krótki przewodnik, w którym znajdziesz najważniejsze informacje na temat łączenia pracy na etacie i nierejestrowanej działalności gospodarczej.

Z moich obserwacji wynika, że obecnie to właśnie tak najczęściej zaczyna się przygoda z pierwszym biznesem. Wiele osób, pracując na etacie, nie chce ryzykować i stawiać wszystkiego na jedną kartę. Działalność nierejestrowana pozwala bez większych zobowiązań pozyskiwać pierwszych klientów i dorabiać sobie do etatowej wypłaty. Oczywiście jest w tym sporo haczyków, ale o tym opowiem za chwilę.

Praca na etacie a działalność nierejestrowana – informacje i koszty

Dobra, dobra, ale czy to wszystko jest na pewno legalne? Można jednocześnie pracować na etacie i prowadzić działalność nierejestrowaną? Czy trzeba o tym poinformować swojego pracodawcę? Kto płaci ZUS i pozostałe składki? Jest przynajmniej kilka tematów, na które warto uważać, chcąc łączyć pracę na etacie i działalność gospodarczą.

Jednoosobowa działalność gospodarcza a praca na etacie to bardzo popularne zagadnienie. I mówię tu zarówno o formie nierejestrowanej, jak i tej klasycznej, gdy przekraczasz próg 50% minimalnej krajowej. Bez względu na to czy pracujesz na umowę o pracę, czy umowy cywilnoprawne (umowę o dzieło lub umowę zlecenie) nie ma żadnych przeszkód, abyś prowadził zarówno standardową działalność gospodarczą, jak i działalność nierejestrowaną. Z punktu widzenia prawa jest to jak najbardziej legalne.

Czy o prowadzeniu firmy trzeba powiadomić pracodawcę? Oczywiście dużo zależy od tego, jaką umowę masz zawartą. Ostateczna decyzja w tej kwestii zależy od Ciebie, jednak warto wiedzieć, że będzie Ci bardzo trudno na stałe ukryć fakt prowadzenia działalności. Prędzej czy później pracodawca raczej się o tym dowie, choćby przy rocznym rozliczeniu.

Na co warto uważać, łącząc pracę na etacie i działalność gospodarczą? Niektóre firmy wymagają zgody przełożonego. Taka sytuacja jest wśród urzędników państwowych: nauczycieli, policjantów, pracowników administracji. Ponadto Twoja firma nie może łamać zakazu konkurencji (jeżeli taki widnieje w Twojej umowie) oraz działać na niekorzyść pracodawcy.

Najlepszą praktyką zdaje się być konsultacja z przełożonym, czy aby na pewno nie ma nic przeciwko Twoim działaniom. “Czysta relacja” zazwyczaj procentuje w przyszłości.

Koszty działalności gospodarczej nierejestrowanej przy pracy na etacie

Prowadząc działalność nierejestrowaną, koszty są właściwie niewielkie. I to bez względu na to, czy łączysz ją z etatem, czy nie. Przede wszystkim nie musisz odprowadzać składek ZUS. Jeżeli pracujesz na etacie, opłaca je Twój pracodawca. Jeżeli nie – nie masz obowiązku tego robić. Po Twojej stronie pozostaje jedynie podatek dochodowy.

Zresztą bardzo podobnie sytuacja wygląda jeżeli prowadzisz zarejestrowaną działalność gospodarczą. Etat i działalność gospodarcza koszty to temat bardzo na topie. I wcale mnie to nie dziwi. W końcu nie ma lepszego sposobu na bezpieczny start firmy.

W takim przypadku największym wyzwaniem może okazać się czas, który trzeba rozdzielić pomiędzy pracą etatową i prowadzenie biznesu. Co ważne, jeżeli zależy Ci na tym, aby posiadać firmę i nie płacić ZUS-u, pamiętaj o tym, że wynagrodzenie z tytułu umowy o pracę musi być równe lub wyższe niż minimalne.

Działalność nierejestrowana – jak założyć i wystawić rachunek?

Czujesz, że to coś dla Ciebie i zastanawiasz się, jak założyć działalność nierejestrowaną? Mam dla Ciebie dobrą wiadomość. Działalności nierejestrowanej nie musisz zakładać. Jej prowadzenie nie wymaga żadnych oficjalnych zgłoszeń. Właśnie w tym tkwi sedno. Zero papierologii, zero wędrówek do skarbowego – przynajmniej do czasu rocznego rozliczenia.

Jednym wyjątkiem jest rejestracja, jeżeli chcesz być (lub musisz być) podatnikiem VAT. Pamiętaj, że przy niektórych PKD jest to obowiązek. Przykład? Dość popularne doradztwo zawodowe.

Jeżeli planujesz skorzystać z podmiotowego zwolnienia VAT – temat rejestracji masz z głowy. Możesz zacząć sprzedawać produkty lub usługi.

Działalność nierejestrowana – jak wystawić rachunek lub fakturę

Jak wystawić fakturę lub rachunek, prowadząc działalność nierejestrowaną? Zacznijmy od tego, że jeżeli nie jesteś VAT-owcem nie masz obowiązku wystawiania ani faktur, ani rachunków. Możesz to robić, jeżeli chcesz, lub jeżeli Twój klient tego wymaga.

Faktury i rachunki możesz wystawiać za pomocą prostego, bezpłatnego systemu do fakturowania, niektórych kont bankowych lub w zwykłym pliku tekstowym. Ważne, aby na poszczególnych dokumentach znalazły się istotne informacje, czyli:

  • data wystawienia dokumentu,
  • kolejny numer dokumentu,
  • dane sprzedawcy i nabywcy (imię, nazwisko, nazwa firmy, adres i NIP),
  • data sprzedaży produktu lub usługi,
  • nazwa, rodzaj i liczba sprzedawanych towarów lub usług,
  • ceny jednostkowe,
  • kwoty ewentualnych upustów,
  • suma kwoty do zapłaty,
  • stawka podatku VAT (jeżeli dotyczy).

Działalność nierejestrowana – uproszczona ewidencja sprzedaży

Jeżeli zakładasz działalność nierejestrowaną, pamiętaj, aby od samego początku prowadzić uproszczoną ewidencję sprzedaży, czyli spis wszystkich transakcji. Na podstawie zebranych informacji możesz monitorować, czy aby na pewno nie przekroczysz progu dochodu (50% minimalnej pensji). Ponadto uproszczona ewidencja sprzedaży jest potrzebna, aby po zakończonym roku rozliczyć się z podatku dochodowego.

Jak prowadzić uproszczoną ewidencję sprzedaży w praktyce? Masz tu sporą dowolność, ponieważ przepisy nie narzucają jednego formatu. Transakcje możesz spisywać w excelu, a nawet na zwykłej kartce – jak Ci wygodnie.

Dobrze prowadzona uproszczona ewidencja sprzedaży będzie zawierać: datę sprzedaży i uzyskania przychodu, kwotę sprzedaży i kwotę, która wzrasta (tak, aby z łatwością obserwować zbliżający się limit). Opcjonalnie możesz dopisać także rodzaj realizowanej usługi lub sprzedawanego towaru, numer rachunku, a także informację na temat nabywcy.

Działalność nierejestrowana a ZUS – jak rozliczyć podatek?

Jeżeli chodzi o działalność nierejestrowaną i ZUS to temat poruszyłem już powyżej. Gdy Twoja firma jest nieewidencjonowana, nie podlegasz pod ubezpieczenie społeczne i zdrowotne. Nie musisz opłacać też składek rentowo-emerytalnych. Możesz to robić na własną rękę, korzystając z oferty np. wybranego ubezpieczyciela.

W temacie działalności rejestrowanej i podatku musisz zapamiętać dwie najważniejsze informacje:

  • podstawą opodatkowania działalności nierejestrowanej jest dochód, czyli przychód – koszty.
  • podstawą do skorzystania ze zwolnienia obowiązku rejestracyjnego jest przychód.

Dochód z działalności nierejestrowanej jest opodatkowany na zasadach ogólnych (w grę nie wchodzi ani ryczałt, ani podatek liniowy). Co to oznacza w praktyce? Na koszty działalności nierejestrowanej będzie składał się podatek dochodowy, który wynosi 17% lub 32% (jeżeli przekroczysz próg podatkowy, czyli zarobisz więcej niż 85 528 zł brutto).

Jakim cudem można przekroczyć drugi próg podatkowy, skoro jest limit zarobku 50% minimalnego wynagrodzenia? Pamiętaj, że dochód z działalności nierejestrowanej sumuje się z tym, co zarabiasz na etacie. Podatek płacisz od całej kwoty, rocznego dochodu, a więc w praktyce jest to jak najbardziej możliwe. Skąd wiedzieć, czy przekraczasz próg? Na podstawie zwykłej kalkulacji. Jeżeli masz wątpliwości – dokładnie przeanalizuj swój PIT.

Działalność nierejestrowana a koszty uzyskania przychodu

Ostatnim istotnym wątkiem, który chcę poruszyć w ramach analizy opłacalności działalności nierejestrowanej, są koszty uzyskania przychodu. To, co najważniejsze – prowadząc działalność nierejestrowaną możesz odliczać koszty, zmniejszając tym samym kwotę należnego podatku dochodowego.

Kosztem mogą być wszystkie wydatki, które są ściśle związane z realizowaną usługą lub sprzedawanym produktem i uzyskanym przez Ciebie przychodem.
Przykład? Wysyłka towaru do klienta, koszty opakowania, konsultacje z prawnikiem lub księgową, wykupiona domena lub koszty półproduktów.

Jak dokumentować koszty uzyskania przychodu przy działalności nierejestrowanej? Przede wszystkim należy zbierać dowody sprzedaży, czyli np. faktury imienne lub rachunki. To, co ważne, kosztów przy działalności nierejestrowanej nie odliczamy na bieżąco. Robimy to dopiero w rozliczeniu rocznym PIT-36.

Co powiesz na taką formę prowadzenia działalności? Tak, jak wspominałem, na moje oko, działalność nierejestrowana jest świetnym sposobem na dorabianie do etatu, urlopu macierzyńskiego lub bezpieczne testowanie swojego biznesu. Właściwie nie wiąże się z żadnymi “ciężkimi” obowiązkami przedsiębiorcy. Limit jest dość niski, ale na początku dobre i to. Daj znać, co uważasz na ten temat i czy miałeś dotychczas styczność z taką formą działalności.

Jeżeli zastanawiasz się, czy warto prowadzić firmę – zapraszam Cię do moich wpisów o plusach i minusach takiej aktywności zawodowej.

Katarzyna Grzech i Piotr Weppe