Procedury w firmie określają optymalny sposób realizowania działań. Ułatwiają codzienną pracę, przyspieszają ją i sprawiają, że komunikacja w firmie jest o wiele łatwiejsza. Chcesz wiedzieć, dlaczego warto tworzyć procedury? Co daje uschematyzowanie działań? Kto powinien ustalać takie zasady? I czego mogą dotyczyć?

W ostatnim artykule opisałem moje podejście do delegowania działań. Mam bardzo duże zaufanie do swoich pracowników i nadgorliwa kontrola to moim zdaniem strata czasu. To, co pomaga mi spać spokojnie to wypracowane wspólnie procedury. 

W tym miejscu zaznaczę, że jestem właścicielem dwóch małych przedsiębiorstw i moje rozważania opieram głównie na własnych doświadczeniach. Oczywiście korporacje i większe przedsiębiorstwa również bazują na wypracowanych procedurach, jednak domyślam się, że tam może to wyglądać zupełnie inaczej. 

Chcesz poznać mój punkt widzenia i dowiedzieć się, dlaczego nawet w jednoosobowej działalności warto posiadać wypracowane, sprawdzone i zapisane procedury? Zapraszam do lektury. 

Procedury w firmie – dlaczego warto je tworzyć?

1. Procedury uniezależniają działania od ludzi.

Może to zabrzmi dość radykalnie, ale moim zdaniem w firmie nikt nie powinien być niezastąpiony. Ani szef, ani żaden z pracowników. Oczywiście, każdy specjalizuje się w swojej dziedzinie i jest w czymś najlepszy. Jednak warto przygotować się na różne scenariusze. Każdy ma prawo do dni wolnych, zdarzają się różne wypadki i niespodziewane sytuacje. W takich chwilach procedury w firmie ratują cały zespół.

Większość działań operacyjnych to czynności powtarzalne, które wykonujemy według określonego schematu, czyli procedur. 

W mojej firmie staram się trzymać pewnych standardów. Nowe osoby na dzień dobry uczą się obsługi programu do fakturowania czy systemu CRM. Nawet jeżeli na co dzień nie korzystają z ich funkcji, w razie nieobecności współpracownika mogą go zastąpić.

Oczywiście podstawy to nie jest wszystko. Bardziej zaawansowane działania mamy spisane w formie procedur. Jeżeli któryś pracownik trafi na chorobowe, osoba zastępująca ma dostęp do procedur, które przerabia krok po kroku. 

Oczywiście jako szef biorę poprawkę na działania realizowane w zastępstwie. Osoby, które muszą przejąć nowe obowiązki, z pewnością nie będą tak samo efektywne. Najważniejsze jest jednak to, aby działanie było finalnie wykonane. Nieobecność kluczowych osób pod żadnym pozorem nie powinna stopować firmy i wstrzymywać ważnych projektów. 

Wdrożone procedury oddzielają działania firmowe od ludzi. To bardzo ważne, jeżeli chcemy stworzyć stabilne przedsiębiorstwo. 

2. Procedury w firmie pozwalają utrzymywać wysoki standard i jakość usług. 

Widzisz, że dane działanie sprawdza się w Twojej firmie? Stwórz z tego procedurę i wprowadź tę czynność jako standard. W moich firmach działa to na wielu płaszczyznach. 

  • Informacje, które przesyłamy do uczestników szkoleń, zawsze mają podobny schemat.
  • Sale, w których organizujemy szkolenia, zawsze, w określonym terminie, otrzymują od nas zestaw opracowanych wcześniej informacji i wymagań. 
  • Materiały szkoleniowe zawsze wysyłamy w ustalonym terminie. 

Każdą powtarzalną czynność wykonujemy według sprawdzonego schematu. To pozwala zaoszczędzić mnóstwo czasu. Pracownicy nie muszą zastanawiać się, kiedy i jak wykonać dane działanie. Ponadto, utrzymujemy wysoką jakość usług – bez względu na to, co dzieje się aktualnie w firmie. To oczywiste, że są gorętsze i spokojniejsze okresy. Jednak procedury w firmie pozwalają nam działać na najwyższym poziomie, nawet gdy po drodze pojawiają się różne trudności. 

3. Działając według schematu, minimalizujesz prawdopodobieństwo popełniania błędów.

Procedury pozwalają działać przewidywalnie, co znacząco zmniejsza prawdopodobieństwo wystąpienia błędów lub niemiłych niespodzianek (które oczywiście czasem są nieuniknione). W firmie, w której funkcjonują sprawdzone procedury, to my mamy kontrolę nad tym, co się dzieje. Nie pozostawiamy miejsca na potknięcia czy przychylny los. Wiemy, co działa i w ten sposób realizujemy poszczególne zadania. 

4. Dzięki procedurom w firmie ulepszasz swój biznes.

Procedury i opracowane schematy nie są nienaruszalne. Co więcej, podlegają ciągłej analizie. Jeżeli zespół zauważy, że coś można usprawnić – aktualizujemy proces działania. Dzięki temu mamy możliwość ciągłego doskonalenia i rozwijania swojej firmy. 

Jeżeli pracownicy działają po omacku, trudno będzie im wyciągnąć wnioski, co się nie sprawdza. Nie będą uczyć się na własnych błędach. A to duży problem. Twoja firma musi się rozwijać, ale żeby tak było, należy ciągle ją ulepszać. 

Reguły warto dopracowywać – szczególnie jeżeli zaczynają zawodzić np. ze względu na zmiany, które pojawiły się na rynku. 

5. Procedury ułatwiają wdrażanie nowych osób.

Spisane procedury bardzo ułatwiają proces przekazywania wiedzy. Do zapisanych reguł w każdej chwili można wrócić, co pozwala nowej osobie działać samodzielnie. 

Oczywiście, po drodze może pojawić się wiele pytań. Jednak podstawa, która jest jasno i precyzyjnie określona stanowi ogromne ułatwienie zarówno dla nowego pracownika, jak i osoby, która go wdraża. W ten sposób oszczędzamy mnóstwo czasu. 

Kto ustala procedury w firmie?

Schemat tworzenia procedur podzieliłem na 3 części. Zazwyczaj wszystko zaczyna się od szefa, następnie przechodzi na zespół i indywidualnych pracowników. Jedno jest pewne, im szybciej wprowadzisz procedury w swojej firmie, tym lepiej. 

Procedury na dzień dobry

Sprawdzone schematy działań warto spisywać już jako jednoosobowa działalność. Skąd ten pomysł? Nie masz pracowników i doskonale wiesz, jak masz działać? To bardzo zgubne podejście. Nigdy nie wiesz, co wydarzy się jutro. Jeżeli firma opiera się na Twoich barkach, musisz zapewnić jej maksymalne bezpieczeństwo. 

Opracowane procedury w firmie ułatwią Ci zatrudnienie zastępstwa w razie niespodziewanych sytuacji. To, że dziś nie chcesz nikogo zatrudniać, nie znaczy, że tak będzie zawsze. Jeżeli zdecydujesz się na taki krok za kilka miesięcy, przekazanie wszystkich informacji będzie o wiele łatwiejsze. 

Procedury ogólne

Jeżeli zatrudniasz pracowników, ogólne procedury związane z funkcjonowaniem firmy, najlepiej tworzyć zespołowo. Burza mózgów ma działanie stymulujące. Wspólna dyskusja ma na celu opracowanie zasad, które są najlepszym rozwiązaniem dla wszystkich. 

Core działalności powinni znać wszyscy pracownicy. Wspólne ustalanie podstawowych zasad umożliwia i ułatwia sprawne przejmowanie obowiązków od innych osób, co w mojej firmie, w razie wystąpienia sytuacji kryzysowej, jest obligatoryjne. 

Procedury dla poszczególnych stanowisk

Każde stanowisko łączy się z określonym przedziałem obowiązków, które również są uschematyzowane pewnymi procedurami. Warto je spisywać lub nałożyć taki obowiązek bezpośrednio na pracownika. Nigdy nie wiadomo, co wydarzy się w przyszłości, a przedsiębiorca pod żadnym pozorem nie powinien uzależniać bytu swojej firmy od działań poszczególnych osób. 

Przyjmujemy tu taką samą zasadę jak przy tworzeniu procedur dla jednoosobowej działalności. Sprawdzone schematy działań warto spisywać, w razie potrzeby przekazania ich innym osobom. 

Jak zarządzać procedurami w firmie?

Jeżeli przekonałem Cię do tego, aby stworzyć procedury w swojej firmie, mam dla Ciebie jeszcze kilka dodatkowych wskazówek, które ułatwią Ci organizację.

  1. Wszystkie procedury w firmie powinny być utrwalone w formie pisemnej. Najlepiej przechowywać je w ogólnodostępnym miejscu – tak, aby każdy pracownik mógł po nie z łatwością sięgnąć. W mojej firmie procedury przechowujemy na wspólnym dysku.
  1. Procedury powinny być na bieżąco aktualizowane i sprawdzane. Warto co jakiś czas przedyskutować jest ze swoim zespołem. Zawsze może pojawić się coś, co warto ulepszyć. Aktualizacje najlepiej robić 2-3 razy w roku, w ustalonych odgórnie terminach. W naszym przypadku wykorzystujemy na to martwe miesiące, czyli okres wakacji i okolice Świąt Bożego Narodzenia.
  1. Warto regularnie przypominać swoim pracownikom o tworzeniu procedur. Jest to temat, który może gubić się w natłoku działań. To Twoja rola – jako szef wymagaj od swojego zespołu, aby działać w tej kwestii konsekwentnie i regularnie. 

Masz dodatkowe pytania na temat tworzenia procedur w firmie? Zostaw komentarz pod tym wpisem. Daj znać, jak to wygląda u Ciebie. Jakie procedury stosujesz w swojej firmie? Jak zapatrują się na to Twoi pracownicy? Jestem bardzo ciekawy, czy masz podobnie. 

Piotr Weppe pod redakcją Katarzyny Grzech

Źródło zdjęcia: Pixabay