• Post author:

Spis treści:
1. Prowadzenie księgowości w firmie – o czym musisz wiedzieć?
2. Samodzielna księgowość – kiedy ma sens?
3. Własny księgowy na etacie.
4. Outsourcing księgowy – co to jest?
5. Ile kosztuje księgowa?
6. Wady i zalety outsourcingu księgowości.
7. Jak znaleźć dobre biuro rachunkowe?
8. Samodzielna księgowość, księgowy na etat czy outsourcing księgowy – co wybrać?

Co po niektórzy mawiają, że w życiu pewne są dwie rzeczy – śmierć i podatki. Chociaż pewnych rzeczy w życiu jest znacznie więcej to podpisuję się pod tym zdaniem obiema rękami. Właśnie o podatkach dzisiaj będzie, a konkretnie o księgowości. Czy prowadzić księgowość samodzielnie, wydelegować ten proces do zewnętrznej firmy, a może zatrudnić własnego księgowego.

Jeszcze zanim przejdziemy do meritum sprawy mała dygresja. Czy zauważyliście, że w codziennych rozmowach przeważnie używa się zwrotu „księgowa”? Raczej nikt nie mówi o rodzaju męskim, tzn. „księgowym”. Zapewne więcej w tym zawodzie jest Pań, ale Panowie w tym wypadku mogą czuć się nieco dyskryminowani😀

Prowadzenie księgowości w firmie – o czym musisz wiedzieć?

Przede wszystkim musisz mieć ogólne pojęcie o tym jak prowadzić księgowość. Prawda jest taka, że Twoja firma może w ogóle nie zarabiać, nie przynosić dochodu, ale księgowość trzeba prowadzić. Pewnie, że od początku nie musisz wiedzieć o wszystkim, ale podstawowe terminy oraz prawo obowiązujące w tym zakresie powinieneś znać. Na dobry start przedstawię Ci kilka pojęć oraz pokrótce je wyjaśnię.

  1. Przychód – można to inaczej nazwać sprzedażą. Przychód często jest też określany mianem obrotu. Jest to suma pieniędzy za jakie sprzedałeś swoje towary lub usługi. Tutaj warto wspomnieć o tym, że nie zawsze jeśli coś sprzedasz to dostaniesz za to pieniądze. Pewnie słyszałeś niejednokrotnie o niezapłaconych fakturach. Przyczyn dla których niektóre firmy nie płacą faktur jest wiele, ale na potrzeby tego artykułu istotne jest to, że Twój przychód powstaje w momencie wystawienia faktury. Możesz więc wystawić fakturę i nie dostać za nią zapłaty, a i tak będzie to Twój przychód.
  2. Koszty – wszystkie koszty jakie ponosisz w związku z prowadzoną przez siebie działalnością określa się właśnie mianem kosztów. Sprawa jest więc prosta. Twoimi kosztami mogą być np.: komputery, laptopy, samochody, paliwo do samochodu itd.
  3. Dochód – Przychód minus koszty równa się dochód. Dochód bardzo często jest mylony z przychodem. Dla mnie jako przedsiębiorcy jest to bardzo irytujące, gdyż zdarza się to nawet w mediach masowych, a takie frazesy potrafią mówić politycy zajmujący się gospodarką. Zapamiętaj więc – dochód to jest to co zostaje Ci w kieszeni.
  4. Podatek VAT – podatek od towarów i usług. W Polsce mamy kilka stawek podatku VAT. Najczęściej spotykaną jest stawka 23%, ale są też inne. Np. produkty medyczne obarczone są 8% stawką podatku VAT, a książki 5%. Co do zasady, choć oczywiście zdarzają się wyjątki, do obrotu 200 tys. w skali roku możesz być płatnikiem VAT, ale nie musisz. Decyzja w tym wypadku należy do Ciebie. Powyżej 200 tys. obrotu w skali roku musisz się zarejestrować jako czynny płatnik VAT. Przedstawiona przeze mnie zasada jest dość ogólna gdyż jeśli np. jesteś fizjoterapeutą i posiadasz prawo wykonywania zawodu nie musisz wcale płacić podatku VAT. Z drugiej strony działając w niektórych branżach od początku prowadzenia działalności musisz się zarejestrować jako płatnik VAT.
  5. PIT – podatek dochodowy od osób fizycznych.
  6. CIT – podatek dochodowych od osób prawnych.
  7. KPiR (Książka przychodów i rozchodów) – służy do zapisywania wszystkich operacji gospodarczych w Twojej firmie, czyli przychodów oraz kosztów. Zapisuje się to ładnie w tabelkach i na koniec jak sobie od przychodów odejmiesz koszty to wyjdzie Twój dochód. Prowadzenie KPiR jest określane mianem uproszczonej księgowości. KPiR jest przeznaczona głównie dla niewielkich firm – spółek cywilnych lub jednoosobowych działalności gospodarczych. Jeżeli w ciągu roku przekroczysz 2 mln euro obrotu (liczonego po kursie z pierwszego dnia roboczego października) lub chciałbyś założyć spółkę kapitałową lub osobową prawa handlowego, powinieneś dowiedzieć co to jest:
  8. Pełna księgowość – jest to również sposób ewidencjonowania zdarzeń gospodarczych w Twojej firmie. Pełna księgowość daje znacznie więcej informacji o stanie finansowym przedsiębiorstwa niż KPiR. Znajdują się tam m.in. informacje o majątku firmy czy zobowiązaniach. Nie muszę tu chyba dodawać, że prowadzenie pełnej księgowości jest znacznie bardziej skomplikowane niż księgowości uproszczonej i wymaga dużej wiedzy z zakresu rachunkowości.
  9. Kasa fiskalna – urządzenie które służy do rejestrowania obrotu ze sprzedaży detalicznej. Sprzedaż detaliczna jest sprzedażą prowadzoną na rzecz osób nie prowadzących działalności gospodarczej. Ogólna zasada mówi, że gdy przekroczy się 20 tys złotych sprzedaży na rzecz konsumentów w ciągu roku, należy zacząć rejestrować transakcje za pomocą kasy fiskalnej. Jest to limit roczny, więc jeśli rozpoczniesz działalność w ciągu roku Twój limit będzie proporcjonalnie mniejszy. Oczywiście, jak to w naszym prawie, od tej zasady są wyjątki. Rozeznaj się więc w temacie i sprawdź kiedy i czy w ogóle w przypadku Twojej branży musisz korzystać z kasy fiskalnej.

To tylko podstawowe pojęcia, do tego dość pobieżnie wyjaśnione. Czy już nasuwa Ci się odpowiedź na tytułowe pytanie?

Samodzielna księgowość – kiedy ma sens?

Chciałbym na wstępie zaznaczyć, że ja nigdy nie prowadziłem księgowości samemu. Potrafię sobie jednak wyobrazić, że prowadzenie księgowości małej firmy ma sens. Przede wszystkim jeżeli dopiero startujesz w biznesie zakładam, że masz ograniczone środki finansowe. Na początku swojej działalności masz więcej czasu niż pieniędzy. Oczywiście życzę Ci tego, żeby jak najszybciej się to zmieniło. Prowadzenie uproszczonej księgowości wbrew pozorom nie jest takie trudne. Możesz poświęcić trochę czasu i się tego nauczyć. Na pewno ta wiedza zaprocentuje w przyszłości. Ja wychodzę z założenia, że jako właściciel firmy, nie muszę znać się na wszystkim. O wszystkim jednak muszę mieć jakieś pojęcie. Na pewno przyda Ci się wiedza w którym momencie powstaje obowiązek zapłacenia podatku VAT, a kiedy PIT. My w Movuto przyjmujemy wpłaty w formie zaliczek za szkolenia, które się odbędą w przyszłości. VAT od tych zaliczek płaci się w momencie otrzymania zaliczki, natomiast podatek dochodowy w momencie zrealizowania usługi. W każdej branży jest wiele takich niuansów, a ta wiedza jest przydatna np. z punktu widzenia utrzymania płynności finansowej. Na tym wątku edukacyjnym skupiłbym się chyba najbardziej. Koszty prowadzenia uproszczonej księgowości przez biura rachunkowe nie są wysokie. Myślę, że kwoty będą zaczynać się od około 150-200 złotych miesięcznie. Zdobyta jednak wiedza będzie bezcenna. Nie wahaj się jednak jak już zdobędziesz podstawową wiedzę lub Twoja firma się rozwinie aby księgowość oddelegować. Jeżeli nie chcesz od początku prowadzić księgowości samodzielnie, to też nie jest problem. Tak jak wspomniałem – ja nigdy samemu nie prowadziłem ksiąg swoich firm. Jak zaczynałem budowę swojej firmy, jedną z pierwszych decyzji było to, aby księgowość dla mojej działalności gospodarczej prowadziło zewnętrzne biuro rachunkowe. Wiedzę o której wspomniałem zdobywałem w trakcie działalności. Taka droga też jest w porządku.

Zupełnie inaczej sprawa wygląda gdy masz już dużą firmę, generującą spore obroty lub jesteś właścicielem spółki.Samodzielne prowadzenie pełnej księgowości absolutnie nie ma sensu. Zgodzą się chyba ze mną wszyscy przedsiębiorcy posiadający dłuższy staż w biznesie. Poświęć lepiej swój czas na rozwój firmy, a nie grzebanie się w papierach. Gdy generujesz już duże obroty i masz wielu klientów prowadzenie księgowości może się stać pracą na cały etat. Robienie tego samodzielnie absolutnie nie ma żadnego sensu.

Podsumowując jednym zdaniem – samodzielnie prowadzenie księgowości ma sens tylko i wyłącznie na początku Twojej drogi. Jeżeli jednak nie czujesz tego i nie chcesz się tym zajmować znajdź biuro rachunkowe. Musisz jednak podstawy księgowości znać, jeżeli chcesz być dobrym przedsiębiorcą.

Własny księgowy na etacie

Innym rozwiązaniem na samodzielną księgowość jest zatrudnienie księgowego na etat. Kilka razy byłem na etapie rozważania takiego kroku. Powstrzymały mnie jednak rozmowy z kolegami przedsiębiorcami, którzy zdecydowali się na takie rozwiązanie. Wskazywali oni zdecydowanie na więcej wad niż zalet posiadania własnego księgowego. Przypominam, że jest to blog o prowadzeniu małej firmy. W przypadku korporacji sprawa ma się zupełnie inaczej – duże firmy posiadają własne rozbudowane działy księgowości.

Co zatem powstrzymało mnie przed zatrudnieniem księgowego na etat?

  • Przede wszystkim nie posiadam odpowiednich kompetencji aby ocenić kwalifikację kandydatów na to stanowisko.
  • Z wykonanego rozeznania wynikało, że sam koszt etatu księgowego jest większy niż koszt zlecenia tych usług do zewnętrznego biura rachunkowego. Księgowi po prostu się cenią.
  • Poza kosztem etatu musisz też ponieść koszt oprogramowania na którym księgowy będzie pracował. Z tego co wiem nie są to małe koszty.
  • Księgowość w firmie jest na tyle ważna, że nie można jej powierzyć tylko jednej osobie. Zatrudniając księgowego na umowę o pracę bierzesz na siebie wszystkie konsekwencje takiej umowy jak – urlop, zwolnienia lekarskie itp. Księgowość musi być natomiast prowadzona w sposób ciągły. Rozwiązaniem tego problemu byłoby zatrudnienie dwóch księgowych. Tutaj wracamy do kwestii kosztów. Moje firmy nie są jeszcze na tyle duże aby generować pracę księgową dla dwóch osób na pełnym etacie.

Punktem kulminacyjnym, który zadecydował o tym, że nie zatrudniam własnego księgowego, była historia opowiedziana przez mojego kolegę. Prowadzi on dość duża firmę, zatrudniającą kilkadziesiąt osób. Być może w jego przypadku prowadzenie księgowości samemu ma sens. Nie wiem – nigdy nie doszedłem do takiego poziomu. W każdym bądź razie przydarzyła mu się sytuacja, gdy główna osoba prowadząca księgowość u niego w firmie praktycznie z dnia na dzień, przez sytuację życiową, była zmuszona do rzucenia pracy. Bałagan w firmie trwał jeszcze przez wiele miesięcy, a poziom stresu u mojego znajomego osiągnął poziom wyższy niż ekstremalny.

Outsourcing księgowy – co to jest?

Outsourcing jak już zapewne wiesz jest to proces zlecania jakichś czynności na zewnątrz. W przypadku tego artykułu outsourcing usług księgowych jest po prostu zleceniem prowadzenia rachunkowości firmy do zewnętrznego biura rachunkowego. Jest to rozwiązanie z którego ja korzystam od początku prowadzenia działalności.

Ja swoje firmy prowadzę na dwóch oddzielnych działalnościach (mówiąć żargonem biznesowym – na dwóch różnych nipach)– sklep internetowy jest prowadzony przez moją działalność gospodarczą, kursy natomiast są organizowane przez spółkę komandytową. Księgowaniem obu tych działalności zajmuje się jedno biuro rachunkowe. Tak jest prościej ze względów komunikacyjnych. Miałem pewien okres przejściowy (związane to było ze zmianą biura rachunkowego) kiedy to księgowością działalności zajmowało się inne biuro niż księgowaniem spółki. W takim wypadku wymagana jest bardzo dobra komunikacja pomiędzy biurami rachunkowymi. Chodzi tutaj głównie o obliczenie właściwego do zapłaty podatku dochodowego oraz składek ZUS. Mimo że ten okres nie trwał długo nie wspominam go dobrze. W moim wypadku wszyscy mieli dobre chęci i nikt nikomu nie robił pod górkę. Komunikacja była w miarę sprawna. Piszę te słowa dlatego, że wiem iż nie zawsze tak jest. Czasem przekazanie księgowości z jednego biura do drugiego jest mocno problematyczne właśnie przez wzajemną niechęć biur księgowych do siebie. Tak więc dobre chęci były, komunikacja przebiegała w miarę sprawnie, ale mimo tego doszło do kilku nieporozumień oraz błędów w obliczeniach. Moja rada: jeśli prowadzisz kilka różnych działalności, działasz na różnych nipach lepiej żeby to jedno biuro rachunkowe prowadziło wszystkie Twoje sprawy.

Ile kosztuje księgowa?

Nie da się w tym wypadku udzielić jednej i prawdziwej odpowiedzi. Jest jednak kilka elementów, które wpływają na ceny jakie oferują biura rachunkowe. Wymienię je poniżej, a to na pewno da Ci pewien obraz sytuacji:

  • Koszt prowadzenia pełnej księgowości będzie wyższy niż koszt prowadzenia księgowości uproszczonej.
  • Koszt prowadzenie uproszczonej księgowości w przypadku jednoosobowej działalności gospodarczej czy spółki cywilnej, przy niewielkiej ilości zdarzeń gospodarczych będzie się zaczynał od około 150-200 złotych.
  • Jak już masz dość rozwiniętą działalność gospodarczą i generujesz więcej obrotów oraz do zaksięgowania jest więcej faktur kosztowych, koszt prowadzenie księgowości, w przypadku KPiR to około 500-600 złotych. Oczywiście może być też więcej.
  • W przypadku pełnej księgowości (czyli dla spółek kapitałowych lub osobowych prawa handlowego) przyjąłbym minimalny koszt na około 500 zł. Koszt taki poniosą spółki generujące do 10 dokumentów miesięcznie.
  • Koszt prowadzenia pełnej księgowości dla spółki będzie tym większy im większa jest ilość wystawianych faktur, faktur kosztowych oraz liczba operacji na koncie bankowym.
  • Wiele biur rachunkowych określa stawkę minimalną w którą wchodzi obsługa pewnej ilości dokumentów (faktur sprzedażowych, kosztowych czy operacji na koncie bankowym) a następnie dolicza stałą opłatę za każdy kolejny dokument.
  • Obsługa kadrowopłacowa pracownika jest najczęściej liczona oddzielnie. Realna kwota to około 30 zł od pracownika.
  • Najczęściej usługi dodatkowe takie jak PIT roczny czy sporządzenie sprawozdania finansowego są płatne dodatkowo.
  • Znaczenie ma też lokalizacja biura księgowego. W dużych miastach koszt usług księgowych będzie większy niż w niewielkich miejscowościach. Najdrożej więc będzie w Warszawie

Wady i zalety outsourcingu księgowości

Zewnętrzna księgowość to przede wszystkim oszczędność czasu i pieniędzy. Oszczędzasz na kosztach etatu, oprogramowania oraz sprzętu komputerowego. Podpisanie umowy z biurem rachunkowym zapewnia Ci kompleksową obsługę przez cały rok. Minimalizujesz więc ryzyko nieprzewidzianych sytuacji spowodowanych np. przez chorobę księgowego, którego zatrudniasz ne etat w swojej firmie. Biur księgowych na rynku jest obecnie bardzo dużo. Naturalnie wymaga więc to na nich podwyższanie jakości oferowanych przez siebie usług. Poza podstawową działalnością coraz częściej oferuję one konsultacje prawne lub rozmowę z doradcą podatkowym. Tak więc uzyskujesz dostęp do personelu o naprawdę wysokich kwalifikacjach. Każde biuro rachunkowe musi obowiązkowo posiadać ubezpieczenie OC. To również wpływa na poziom Twojego bezpieczeństwa. Jeśli wybrana przez Ciebie firma popełni jakiś błąd w rachunkowości to ona poniesie tego konsekwencje.

Outsourcing księgowości posiada również pewne wady. W moim przekonaniu zalety są znacznie większe, ale dla zachowania obiektywizmu o wadach też muszę wspomnieć. Przede wszystkim jako wadę wskazałbym uzależnienie się od biura rachunkowego jakie nas obsługuje. Zmiana biura na inne łatwa nie jest (wspominałem już o tym, że przez to przechodziłem) i firmy księgowe doskonale zdają sobie z tego sprawę i czasem potrafią to wykorzystać przykładowo podnosząc ceny swoich usług bez racjonalnego uzasadnienia. Wśród wad można też wymienić taką sprawę jak pewność zaufania poufności danych. Pamiętajmy, że biuro rachunkowe to są ludzie. Jeśli działają nieprofesjonalnie może się zdarzyć, że jakieś informacje poufne wyciekną na zewnątrz. Z drugiej jednak strony taka sytuacja może się również zdarzyć w przypadku Twoich pracowników zatrudnionych na etat. Nie mam więc pewności czy jest to istotna wada.

Ogólnie rzecz ujmując, w moim odczuciu, przewaga zalet nad wadami jest znacząca. Najistotniejsze jednak kwestia jaka w tym wypadku się pojawia to znalezienie odpowiedniego biura rachunkowego z jakim nawiążesz współpracę.

Jak znaleźć dobre biuro rachunkowe?

Mimo tego, że konkurencja wśród biur rachunkowych jest obecnie olbrzymia, znalezienie odpowiedniego biura nie jest wcale zadaniem łatwym. Mam nadzieję, że poniższe punkty pomogą Ci podjąć odpowiednią decyzję:

  1. Zapytaj o rekomendację swoich znajomych. Być może znają oni jakieś biuro, które mogą z czystym sumieniem polecić.
  2. Unikaj jak ognia zlecania prowadzenia księgowości komuś z Twojej rodziny lub grona bliskich przyjaciół. Może to doprowadzić do niepotrzebnych napięć i bardzo niekorzystnie wpłynąć na Wasze wzajemne relacje.
  3. Co prawda biura rachunkowe mają obowiązek posiadania polisy OC, jednak jej zakres może być bardzo różny. Poproś więc potencjalne biuro o okazanie Tobie takiej polisy.
  4. Sprawdź jak długo dana firma działa na rynku. Im dłużej tym lepiej.
  5. Poszukaj opinii w internecie.
  6. Popytaj na grupach tematycznych na Facebooku o rekomendacje. Na FB jest wiele grup zrzeszających przedsiębiorców, więc nie będzie z tym problemu. Unikaj jednak osób, które polecają swoje własne usługi. Ja szczerze mówiąc nie mam zaufania co do profesjonalizmu oferowanych w ten sposób usług.
  7. Cena nie jest żadnym kryterium wyboru. Tutaj nie ma być tanio. Tutaj ma być dobrze i profesjonalnie.
  8. Obecnie każdy może otworzyć biuro rachunkowe. Nie trzeba spełniać żadnych dodatkowych kwalifikacji. Mimo wszystko Ministerstwo Finansów cały czas wydaje certyfikaty księgowego. Są one przypisane do konkretnej osoby, a nie całego biura. Powiem tak – mimo że nie ma takiego obowiązku miło by było, gdyby osoba obsługująca Twoją firmę z ramienia biura rachunkowego taki certyfikat posiadała. Masz wtedy większą pewność, że taka osoba posiada niezbędną wiedzę oraz umiejętności z zakresu rachunkowości, potwierdzone przez niezależną instytucję.

Samodzielna księgowość, księgowy na etat czy outsourcing księgowy – co wybrać?

Jak już zapewne widzisz, w przypadku niewielkiego przedsiębiorstwa, jestem zdecydowanym zwolennikiem zewnętrznego biura księgowego. Prowadzenie księgowości samodzielnie może mieć sens, ale jedynie na absolutnym początku Twojej przygody z przedsiębiorczością. Zatrudnienie księgowego na etat wielokrotnie rozważałem. Nigdy jednak nie zrobiłem tego kroku. Być może kiedyś moje firmy będą na tyle duże, że wezmę pod rozwagę takie posunięcie. Musi to być jednak taki etap rozwoju, że będzie tyle obowiązków związanych z księgowością, aby zapełnić nimi minumum dwa etaty. Szczerze mówiąc zacząłbym się wtedy zastanawiać czy nie otworzyć własnego biura rachunkowego. Obsługiwałoby ono moje firmy plus oferowało swoje usługi na zewnątrz. Pozwoliłoby mi to zatrudnić więcej księgowych na pełen etat i zminimalizować niedogodności z tym związane takie jak urlopy czy zwolnienia lekarskie.

Piotr Weppe

Źródło zdjęcia: Pixabay.com