Sala szkoleniowa

Sala szkoleniowa – jak wybrać odpowiednią na swój kurs

Spis treści:

  1. Sala szkoleniowa – jaka cena?
  2. Koszt przerw kawowych
  3. Szczegóły na które musisz zwrócić uwagę
  4. Jaka sala szkoleniowa – podsumowanie

Planujesz przeprowadzić szkolenie stacjonarne i potrzebujesz znaleźć odpowiednią dla siebie sale szkoleniową? Organizacją kursów i szkoleń zajmuję się od ponad 10 lat, więc w tym temacie mam spore doświadczenie. W tym wpisie podpowiem Ci na co zwrócić uwagę oraz czym się kierować w poszukiwaniach odpowiedniej sali. 

Sala szkoleniowa – jaka cena?

Koszt jaki przyjdzie nam ponieść przy wynajmie sali szkoleniowej zależy od kilku czynników:

  1. Miasto – z moich doświadczeń wynika, że najdroższe sale szkoleniowe są w Warszawie i Krakowie. Ceny w tych dwóch miastach są znacznie wyższe niż w pozostałych, gdzie organizujemy szkolenia (w chwili obecnej jest to Gdańsk, Poznań oraz Wrocław. W przeszłości organizowaliśmy też kursy w Katowicach).
  2. Wielkość sali – wiadomo im większa powierzchnia tym więcej przyjdzie Ci zapłacić.
  3. Lokalizacja sali – nie ma tu wielkiego znaczenia odległość od centrum danego miasta, choć dość często zdarza się, że sale położone w samym centrum będą, przy zachowaniu tych samych standardów, odrobinę droższe od tych położonych w bardziej odległych dzielnicach. Pisząc jednak o lokalizacji mam tu bardziej na myśli stopień skomunikowania danego miejsca. Dość często zdarza się, że sale szkoleniowe pod kątem administracyjnym znajdują się w Warszawie (mam tu na myśli adres) jednak dojazd do nich w praktyce możliwy jest tylko samochodem. Koszt wynajęcie takiej sali będzie nieco niższy.
  4. Poziom prestiżu danego miejsca – w dużych oraz znanych sieciach hotelowych takich jak Hilton, Radisson czy Mercure z założenia zapłacisz więcej niż w mniej znanych lokalizacjach. Co istotne – wysoka cena w tym wypadku nie zawsze wiążę się z wysoką jakością usług. Po prostu płacisz za markę. 
  5. Wyposażenie sali – standardowo sale szkoleniowe wyposażone są w stół, krzesła, rzutnik, flipchart. Kilka razy spotkałem się, iż była pobierana dodatkowa opłata za rzutnik. Jest to raczej niechlubny wyjątek niż reguła więc nie ma się co rozwodzić nad tym tematem. Jeśli będziesz potrzebował jakieś dodatkowe wyposażenie, np. dodatkowy laptop, nagłośnienie, mikrofon lub inne musisz się liczyć z dodatkowym kosztem.
  6. Częstotliwość z jaką organizujesz szkolenia – tutaj jest jak w typowym handlu – im więcej i cześciej kupujesz tym masz taniej. Moja firma w 2019 roku zorganizowała 206 szkoleń, z czego 60 odbyło się w Warszawie. Naturalne jest więc, że organizując 60 szkoleń w ciągu roku w danym miejscu, możemy liczyć na dużo bardziej atrakcyjne ceny niż firmy, które organizują 2-3 szkolenia rocznie. 
Typowa sala szkoleniowa Movuto
My najczęściej na szkolenia potrzebujemy składanych kozetek

Pewnie jesteś ciekawy konkretnych liczb. Według mojej wiedzy koszt wynajmu na cały dzień niewielkiej sali szkoleniowej (30-40 m.) będzie się zaczynał od około 400 zł netto. Czy to dużo, czy nie dużo? Musisz ocenić sam, ale wiedz też, że sam koszt sali szkoleniowej to jeszcze nie wszystko. Jest jeszcze jeden koszt, który będziesz musiał ponieść, a mianowicie:

Koszt przerw kawowych

Przerwy kawowe – to jest właśnie to, na czym centra oferujące sale szkoleniowe zarabiają najwięcej. Niezmiernie rzadko zdarza się aby był dopuszczany catering z zewnątrz. Tym nie mniej raczej wszędzie możesz przynajmniej spróbować takiego rozwiązania. Jeśli Ci się uda, punkt dla Ciebie. 

Szkolenia na matach Movuto
Czasami ćwiczymy też na matach

Przerwy kawowe możemy podzielić na dwa rodzaje: pojedyncze oraz całodniowe. My zawsze korzystamy z przerw całodniowych. Koszt jaki poniesiesz zależy, w pierwszej kolejności, od tego jak bogata ma być ta przerwa oraz od punktów wymienionych wyżej (za wyjątkiem punktu 5). Ogólnie można przyjąć, że koszt całodniowej przerwy kawowej w najprostszej postaci (kawa, herbata, woda) zaczyna się od około 20 zł netto za osobę. Tak więc im większą masz grupę, tym więcej płacisz. Model rozliczenia osoba/dzień jest standardem w tej branży i nie spotkałem się jeszcze z zaproponowanym innym modelem rozliczenia.

Movuto na siłowni
Jeden raz organizowaliśmy kurs w sali do crossfitu.

Szczegóły na które musisz zwrócić uwagę

Jest kilka rzeczy na które proponuję zwrócić uwagę przy wyborze sali szkoleniowej. Oto one:

Słupy, załamania itp.

Musisz zwrócić uwagę, czy na sali znajdują się jakieś słupy podtrzymujące konstrukcje oraz czy sala ma regularny kształt prostokąta lub kwadratu. Ma to bardzo duże znaczenie w kwestii widoczności. Jest ogromna różnica pomiędzy salę o powierzchni 100m z przykładowo dwoma słupami a taką samą, ale pustą. Słupy będą ograniczały widoczność i nikogo za nimi nie posadzisz. Tak więc ilość osób, które taka sala w komfortowych warunkach może pomieścić będzie mniejsza. 

Macbooki

Coraz więcej osób korzysta z Macbooka. Standardy Apple jeśli chodzi o wtyczki są niestety inne niż całej reszty świata. Standardowo na salach szkoleniowych do rzutników podłączysz się kablami HDMI lub starszego typu VGA. Rzadko kiedy spotykam się, żeby na wyposażeniu były przejściówki do Maca. Pamiętaj, aby o to zadbać. 

Rolety w oknach

Nie zdarzyło mi się to nigdy w przypadku dedykowanych sal szkoleniowych. Jeżeli jednak planujesz szkolenie w miejscu, gdzie na co dzień nie odbywają się szkolenia, koniecznie zwróć uwagę czy jest możliwość zasłonięcia okien. Ma to kolosalne znaczenie jeśli korzystasz z rzutnika. Jeśli do pomieszczenie będzie wpadało światło dzienne w dużej ilości, a Ty nie będziesz miał czym zasłonić okien – katastrofa gotowa. Mi przez 10 lat taka historia wydarzyła się raz, gdy wynająłem salę od szkoły. Oni tam nigdy nie korzystali z rzutników. Sala była usytuowana od południowej strony. Przyznam, że ja oraz instruktor musieliśmy wtedy dość mocno improwizować. 

Dostęp do budynku

Jeżeli planujesz szkolenie lub konferencję na którą trzeba dostarczyć dużą ilość gabarytowego sprzętu zwróć uwagę na to jaki jest dostęp do budynku od zewnątrz. My na większości naszych szkoleń wykorzystujemy składane kozetki. Po złożeniu jest to paczka o wymiarach około 90x70x20 cm oraz wadze około 15 kg. Pojedynczy stół nie jest więc jakimś wielkim gabarytem, ale gdy ich jest 15-20 sztuk to już się robi większy problem. Nie jest oczywiste, że pod sam hotel, czy centrum konferencyjne będziesz w stanie podjechać samochodem tak więc na to też musisz zwrócić uwagę.

Historia z życia wzięta. My ze sprzętem większego rozmiaru nie mamy problemów, gdyż trzymamy go na stałe w miejscu gdzie organizujemy szkolenia. Czasem zdarzają nam się jednak „gościnne występy” na które musimy dostarczyć kozetki oraz inne niezbędne rzeczy. W grudniu przed Świętami Bożego Narodzenia 2018 roku organizowaliśmy szkolenie we Wrocławiu w miejscu innym niż zazwyczaj. Osoba odpowiedzialna za wybór sali nie zwróciła uwagi, iż przed wejściem do hotelu jest chodnik szerokości ok 1.5m a następnie płot oddzielający wspomniany chodnik od torów tramwajowych. Jedyna możliwość zaparkowania była w oddalonej o około 30m bramie. Przy czym parkując tam blokowało się przejazd samochodom chcącym wyjechać z podwórka. Kozetki wysyłaliśmy tam kurierem i na szczęście dotarły na czas. Jednak jako, że grudzień to gorący okres kurierski żaden kurier po szkoleniu nie chciał ich stamtąd już odebrać. Głównie ze względu na brak możliwości komfortowego podjechania. Tak więc nasze stoły przeleżały sobie w tym hotelu do stycznia 2019 roku. Sytuacja mało komfortowa. 

Lokalizacja

Z moich obserwacji wynika, że o ile z centrum miasta do miejsca szkolenia można dojechać komunikacją miejską to lokalizacja nie ma większego znaczenia. My w Warszawie nasze szkolenia organizujemy w samym centrum (około 1 km od Dworca Centralnego) natomiast w Krakowie czy Poznaniu w dzielnicach nieco od centrum oddalonych. Z ankiet jakie zbieramy po szkoleniach wynika, że nie ma to większego znaczenia. Warto, aby w okolicy była możliwość bezpłatnego zaparkowania. My w Warszawie takiej możliwości nie mamy, ale tak jak wspomniałem jesteśmy w samym centrum, więc nasi kursanci nam to wybaczają. 

sala szkoleniowa Movuto
Samych udanych szkoleń Ci życzę

Jaka sala szkoleniowa – podsumowanie

Masz już pewien obraz tego jak funkcjonuje rynek wynajmu sal szkoleniowych. Dobra sala szkoleniowa, dobrana do Twoich potrzeb to już połowa sukcesu. Jeśli zapewnisz swoim klientom możliwość nauki w komfortowych warunkach, są oni w stanie wybaczyć Ci inne potknięcia (których oczywiście Ci nie życzę). 

Jeżeli masz jakiekolwiek pytania, zostaw je w komentarzu poniżej.

Piotr Weppe